Beszéljük meg egy sör mellett!

Így írj levelet, amikor izomból borítanád az asztalt a címzettre!

2018. február 23. - IT Kocsma Admin

Nemrég arról írtunk, mi az, amit semmiképp ne csinálj, ha arra kerül a sor, hogy el kell hagynod a munkahelyedet, akár önszántadból döntesz így, akár elbocsájtanak. Ehhez – de az élet egy csomó más területén adódó helyzetekhez is - lehet hasznos adalék, hogyan írj levelet, amikor azt érzed, hogy legszívesebben minden sérelmedet papírra vetnéd.

A dühös levél, ha lehet ilyen műfajról beszélni, legtöbbször akkor fogalmazódik, ha az elégedetlenség vagy a felháborodás kritikus szintet ér el és az érintett illető úgy érzi, nincs más választása. Habár ezek a panaszlevelek magukban foglalják az elégedetlenséghez vezető eseményeket és tényeket, ahhoz, hogy valóban célt érjen a levél és konstruktív legyen mindvégig meg kell őriznie a szakmaiság, illetve az udvariasság szabályait. Íme, néhány alapszabály, ha nem elégszel meg azzal, hogy papírra vetetted, ami sért, hanem eredményt is szeretnél.

  1. Használj tényszerű megállapításokat!

A leveledben tényekre hivatkozz, tedd félre a feltevéseket és a véleményeket! Írd le pontosan mi váltotta ki haragodat és a tényeket úgy sorold fel, hogy azok kronológiai sorrendben kövessék a történtek részleteit. A saját véleményedet mindenképp mellőzd, sokkal profibb egy levél, ha nem színezik érzelmek.

Például: "A havi értekezletek során a leadott jelentéseimre, melyeket ekkor és ekkor adtam le, egyetlen alkalommal sem érkezett válasz, észrevétel, kérdés vagy egyéb visszajelzés, mely a munkámra visszautalt volna.” Ez tényszerű megállapítás, mivel a levelek az elküldött jelentésekkel, dátummal igazolhatók és az is bizonyítható, hogy nem érkezett semmilyen reakció.

Ha a tények már papírra vannak vetve, jöhet a magyarázat, miért váltott ki mindez frusztrációt. Azonban kerüld a személyeskedést, vádaskodást, mert ha azt írod le, hogy „semmibe vetted a munkámat és nem érdekelt, milyen erőfeszítéseket teszek” azzal tetézed a bajt. Ezek ugyanis nem bizonyítható megállapítások, egyszerűbb megkérdezni, mi az oka, hogy nem kapsz visszajelzést, illetve kérni, hogy figyeljenek arra.

  1. Fogalmazz tisztán, tömören!

A főnöknek vagy bárki másnak, akit megcímeztél általában nincs ideje egy kisregény elolvasására.  Amennyire fontos, hogy a tényeket felsorold, annyira lényeges az is, hogy ne veszítsd el az olvasót és végigolvassa az egész levelet, ezért fogalmazz tömören.  Ami sokat segíthet az eredményes kommunikációban, ha a levél végén egy, legfeljebb két mondatban összefoglalod a tényeket és azt is, mi okozza a problémát számodra. Az is jól jöhet, ha úgy fogalmazol, hogy empátiát válts ki az olvasóból. Például így: „Biztos vagyok benne, hogy érted, mi okozza számomra a problémát."

  1. Call to action

Ha már az ember tollat ragad, akkor általában azért teszi, hogy valamit el is érjen általa, egyszóval változást szeretne. Mondjuk, ha egy munkavállaló leírja a panaszait, akkor szeretné elérni, hogy valami történjen is, ne csak az idejét vesztegesse. Éppen ezért felesleges rébuszokban írni, a levél végére konkrétan írd le közvetlenül a levél lezárása előtt, mi a célod, mit vársz, mit tegyenek. Ez ugyan nem jelent semmire garanciát, de mégiscsak elindíthat egy beszélgetést. A fenti példánál maradva: "Szeretném kérni, hogy a jelentéseimre lehetőség szerint mielőbb visszajelzést kapjak, és ennek fényében tudjam végezni a munkám a továbbiakban!”

  1. Udvarias befejezés

Az udvariasság eleganciája egy hatékony levél esetében kötelező. Zárd a levelet azzal, hogy megköszönöd, hogy időt szánt a leveledre, a problémádra és megértette, mi zavaró számodra. Arra is ügyelj, hogy átnézd még egyszer a levelet, mert a helyesírási hibák nem a te javadat szolgálják és elveszik a mondanivalód élét. A befejezés része az is, hogy összefoglalod, milyen csatolmányokat tartalmaz a levél, ami alátámasztja a leírtakat. Nem marad más, mint a szintén udvarias elköszönés, ami semmiképp nem szia, ahogyan sokan tévesen írják egy levél végére. Pont megfelelő az üdvözöl; X.Y. Innentől pedig, már nem a térfeleden pattog a labda, nyugodt lehetsz afelől, hogy amit lehetett, megtettél a magad érdekében.

Ha még nem olvastad, mindenképp kattints cikkünkre, amiben leírjuk, mi az, amit biztosan ne csinálj, mielőtt felmondasz!

toy-37722_1280.png

A bejegyzés trackback címe:

https://itkocsma.blog.hu/api/trackback/id/tr9613692368

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.