Az 5 S menedzsment  - Sort, Straighten, Shine, Standardize and Sustain - a gyártásból indult és átszivárgott az irodái világba is. Az alaptézis, miszerint a rendetlenség nem engedhető meg a precíziós gyártási folyamatokban, hiszen hibák és csúszások sorát indíthatja el azonban nem biztos, hogy az irodákban is megállja a helyét.

Menedzsment guruk sora áll ki manapság ezekért az elvekért, azonban mindez nem biztos, hogy tényleg olyan nagy hatással van a munkára, mint amennyire ezt hirdetik. Egy néhány évvel ezelőtti kísérlet azzal a céllal zajlott, hogy kiderüljön, valójában hogyan befolyásolja az irodai környezet az emberek munkáját. A kutatók négy különféle berendezést próbáltak ki és figyelték, milyen hatással vannak azok az ott dolgozókra, hogyan befolyásolja a környezet a teljesítményüket, kedélyüket.

Négy iroda, négy stílus, négy attitűd

Az első iroda, egy spártai egyszerűségű, puritán hely volt, csupasz íróasztallal, néhány irodai forgószékkel, ceruzával és papírral. Gyorsan világossá vált, hogy a tér végtelen egyszerűsége nyomasztóan hat az ott dolgozókra.

 „Úgy éreztem magam ott, mint bemutatóteremben, ahol minden csupán ideiglenesen kapott helyet.” – írta le a kísérlet egyik alanya az érzéseit. Arról is beszámolt, hogy mivel nem érezte otthonosnak, ezért nem tudott pihenni, kényszert érzett, hogy megállás nélkül dolgozzon. Ez meg is magyarázza, miért állnak ki egyes munkáltatók e mellett az irodatípus mellett…

A második irodai elrendezés már sokkal barátságosabb, otthonosabb képet mutatott. Dekorációs elemekkel gazdagították az előbbi, spártai stílusú irodát. Nyomatok, cserepes növények kaptak helyet a térben és önmagában ez a viszonylag kis változás arányában nagy különbséget eredményezett a produktivitásban. az itt tevékenykedők sokkal jobban érezték magukat, kreatívabbak voltak a feladatik megoldásában és pihentebbek voltak a nap végén.

A kísérlet másik két irodája nem különbözött elrendezésében és dekorációban az első kettőtől, nagyjából hasonlóan festettek, mint azok. Az egyik irodában a nyomatokkal, növényekkel gazdagított irodát kapták meg a dolgozók, azzal a különbséggel, hogy beleszólhattak az elrendezésbe, maguk találhatták, mi, hol kapjon helyet. Arra is felhatalmazás kaptak, hogy ha úgy látják jónak, el is távolíthatják a tárgyakat, díszeket, ha inkább egy egyszerűbb térben akarnak dolgozni. Később ez lett az iroda, amit a legjobban szerettek a kísérlet alanyai, jókedvűen, szabadon, kreatív energiákkal telve végezték a feladataikat, amelyek egyébként minden csoportnak ugyanolyan típusú, adminisztratív jellegű feladatok voltak.

A legutolsó kísérleti irodában a díszítés nélküli irodát dekorálhatták a maguk ízlése szerint. Csakhogy azzal a csavarral, hogy amint elkészült az általuk megálmodott tér azonnal eltávolították a dekorációt és a spártai változatot kellett használniuk. Az egyik alany úgy számolt be erről az élményről, hogy olyan indulatok gerjedtek benne, hogy meg akarta ütni azt, aki összeszedte és elvitte a nyomatokat és a növényeket.

Harminc százalék!

A résztvevők imádták a maguk dekorálta irodát és utálták mind az eleve minimál stílusban berendezett, mind azt, amit bár berendezhettek, de aztán megfosztották őket a díszítő elemektől. Míg az első verzióban 30 százalékkal jobb teljesítményt nyújtottak az alanyok, de még azoknál is 15 százalékkal jobb eredményeket produkáltak, mint a szépen dekorált, de nem saját maguk berendezte irodánál.

Nagy különbség volt abban is, hogy míg az előbbibe szándékosan kevesebb ember dolgozott, mégis gyorsabban és jobb eredménnyel végezték a munkájukat, mint a puritán vagy mások által rendezett térben, ahol több ember, lassabban és rosszabb eredménnyel ténykedett ugyanannyi idő alatt.

A kísérlet vezetőnek kérdéseire az alanyok válaszai a fentieket tükrözték kivétel nélkül; az emberek szerették és jó kedvvel mentek a maguk rendezte térbe, mások utálták és rossz érzéseket keltett bennük a puritán vagy dekorációtól megfosztott irodájuk. Unalomra panaszkodtak és voltak olyanok – bár a hőmérséklet ugyanolyan volt mind a négy térben –, akik fáztak. Mindezzel párhuzamosan kiderült, hogy nem szerették a munkát adó vállalkozást sem és nem tetszettek nekik a feladatok sem, amiket kaptak.

Tiszta asztal vagy elégedett, egészséges emberek?

Az emberek számára a legtöbbet az nyújtotta, hogy felhatalmazást kaptak, hogy maguk alakítsák ki a teret, amiben dolgozni szeretnének és rettenetes frusztrációt okozott, ha bár ezt megtehették, végül megfosztották őket attól, amit már egyszer megkaptak.

Mindezek fényében érdemes végiggondolni, hogy a tiszta asztal elve, amit ma már nagyon sok helyen elvárásként és szabályként állítanak a dolgozók elé, mennyire ésszerű és mennyivel többet jelenthet egy vállalkozásnak, ha engedi a dolgozónak, hogy beleszóljon a kialakítandó környezetbe. Mert bár költségben nem jelent feltétlenül többet, ha az emberek felhatalmazást kapnak, hogy a számukra kellemes környezetet maguk alakítsák ki, a munka hatékonysága, a dolgozói elégedettség és a betegszabadságok csökkenése már bizony súlyos összegeket jelenthet. Pluszban és nem mínuszban.